کانونهای ارزیابی و توسعه
سازمانها برای موفقیت در صحنه رقابت باید در حوزه جذب، ارتقاء و توسعه منابع انسانی تلاش نمایند. بدین منظور از ابزارهای متفاوتی استفاده میشود. یکی از این ابزارها که در شناخت شایستگیهای افراد کاربرد فراوانی دارد، فرآیند کانون ارزیابی (Assessment Center) است. نقش و تأثیر شگرف کانون ارزیابی و توسعه در سالهای اخیر آنچنان برای سازمانهای ایرانی روشن گردیده است که استفاده از آن در فرآیند انتخاب و ارتقای پرسنل به یک متد رایج مدیریتی تبدیل شده است.
کانونها با استفاده از ابزارها و روشهای مدرن و متنوع به سازمانها کمک میکنند علل رفتار انسانها را درک کرده و رفتار آنان را در آینده پیشبینی نمایند. این روش اولین بار توسط شرکت مخابرات آمریکا (AT & T) جهت ارزیابی توان مدیریتی صدها کارمند به کار گرفته شده است (Thornton & Rupp، 2006). طی سالیان گذشته، کانونهای ارزیابی، به طور گستردهای در سراسر جهان مورد استفاده قرار گرفتهاند. کانونهای ارزیابی طی سالیان متمادی در برنامهریزی جانشینپروری جهت شناسایی افراد مستعد به مدیران کمک میکند.
در ایران نیز سازمانهای ایرانی به دلیل رواج این روش و ایجاد بازار رقابتی و میل به کسب مزیتهای رقابتی جدید و همچنین ابلاغیه مصوبه دولت در خصوص لزوم برگزاری فرآیند کانون ارزیابی برای استخدامهای جدید و توسعه شایستگیهای مدیران، استقبال زیادی از کانون شده است. بر اساس مصوبه مذکور انتخاب، انتصاب و ارتقاء مدیران باید از طریق کانون صورت پذیرد. به این منظور سازمانهای بسیاری به این موضوع روی آوردهاند و همین امر موجب ظهور یکی از عارضههای حائز اهمیت در حوزه کانون شده است و آن کم بودن تعداد تیمهای حرفهای ارزیابی است که باعث پایین آمدن کیفیت کار و بالتبع بیاعتبار شدن کانون در بازار کسبوکار میشود (واژیر و فیاضی، 1394).
اهداف کانون ارزیابی و توسعه:
- هدف از مرکز ارزیابی و توسعه عبارتند از (جواهریزاده و سلیمی، 1391):
- شناسایی و ایجاد ذخیره مدیریتی
- کاهش خطای چشمگیر در تصمیمگیریهای مربوط به انتخاب، انتصاب و ارتقاء مدیران و کارشناسان
- تشخیص نیازهای آموزشی و توسعهای مدیران و کارشناسان سازمان
- اصلاح برنامهریزیهای استراتژیک در خصوص تأمین و تخصیص نیروهای متخصص آتی سازمان
- شناسایی پتانسیلهای بالقوه افراد
- ارائه مشاوره شغلی به کارکنان در خصوص شغل و کارراهه شغلی.
عناصر اصلی کانون ارزیابی
ü آنالیز شغل هدف برای تعیین سازههای کانونی (مانند ابعاد، شایستگیها، وظایف) که باید ارزیابی شوند، انجام میشود.
ü ابزارهای ارزیابی متعددی استفاده میشود.
ü شبیهسازیهای مربوط به شغل (مثل تمرینهای شبیهسازی برای استخراج رفتار مرتبط با سازه کانونی استفاده میشود.
ü در طول ارزیابی رفتارهای آشکار واقعی شرکتکنندگان مشاهده، طبقهبندی و بررسی میشود.
ü ارزیابان متعددی استفاده میشوند.
ü ارزیابان آموزش میبینند.
ü یک روش نظاممند برای ثبت و امتیازدهی به رفتار افراد استفاده میشود.
ü دادهها در ارزیابیها و شبیهسازیها برای ایجاد نمرات کلی، یکپارچه میشوند .
رویکردهای کانون ارزیابی:
کانون ارزیابی یک فرآیند جامع و منعطف جهت ارزیابی و توسعه متقاضیان و کارکنان در یک محیط کاری ارائه میدهد و دارای رویکردهای متفاوتی است (واژیر و فیاضی، 1394):
ü کانون ارزیابی با رویکرد جذب
ü کانون ارزیابی با رویکرد ارتقاء و انتصاب
ü کانون ارزیابی با رویکرد توسعه.
کانون ارزیابی با رویکرد جذب:
کانون ارزیابی با رویکرد جذب یا انتخاب، تمرینها و ابزارهایی را به منظور ارزیابی گسترهای از مهارتها و الزامات مورد نیاز شغل به کار میگیرد (Oliver et al، 2014). سازمانها به منظور تصمیمگیری برای انتخاب و یا رد شرکتکنندگان در شغل مورد نظر از کانون با رویکرد انتخاب استفاده میکنند (Gatewood & Feild، 2001). این روش به سازمانها جهت شناسایی افرادی که احتمال موفقیتشان در شغل بالاست، کمک میکند. کانون ارزیابی به منظور پایش و انتخاب خلبانان (Damitz Manzey et al، 2003)، مربیان برنامههای آموزشی کارخانه خودروسازی (Franks et al، 1999) و افسران پلیس (Coulton & Feild، 1995) نیز استفاده میشود.
کانون ارزیابی با رویکرد ارتقاء و انتصاب:
دادن مسئولیتهای جدید در سطح بالاتر و ارتقاء کارمندان، یک تصمیم مهم برای متقاضی و فردی که سرپرست او خواهد بود، میباشد. AT & T و بسیاری از شرکتهای بل، از کانونهای ارزیابی بیش از ۴۰ سال جهت شناسایی استعدادهای بالقوه افراد برای موفقیت در پستهای مدیریتی که برنامه ارزیابی بالقوه مدیریت پیشرفته نامیده میشود، استفاده میکنند. البته عملکرد فرد در شغل فعلی نیز اهمیت فراوانی دارد (Bray et al، 1974؛ Bray & Grant، 1966؛ Ritchie، 1994). برخی اوقات ممکن است چند جایگاه شغلی برای یک کارمند جدید وجود داشته باشد؛ که حالت ایدهآل این امر منصوب کردن فردی با نقاط قوتی است که با الزامات و نیازهای شغل تناسب دارد. شرکت سیرز (Bentz، 1967) نیز از کانون ارزیابی نه تنها برای انتخاب شرکتکنندگان، بلکه برای منصوب کردن متقاضی در پستی که بهترین تناسب را با آن دارد، استفاده میکند (Thornton & Rupp، 2006).
کانون ارزیابی با رویکرد توسعه ای:
کانون ارزیابی با رویکرد توسعه، فرآیندی است که در آن شخص شاغل با توجه به رویکردهای شغل فعال در آن و جهتگیریهای سازمان، در کانون توسعه مورد ارزیابی قرار گرفته و بدین صورت برنامه توسعه فردی (IDP) متناسب با توانایی، دانش و مهارت در قالب گزارش بازخورد به شرکتکننده ارائه میشود که این گزارش بازخورد شامل دوره و کارگاه آموزشی، دورههای بازآموزی، ارتقاء ویژگیهای رفتاری و بهبود عوامل تأثیرگذار بر عملکرد وی میباشد. بازخورد اگر موجب بهبود عملکرد شود، هم برای سازمان و هم برای افراد مفید واقع میشوند. بازخورد همچنین در توسعه نگرش و رفتار کارکنان نقش مهمی را ایفا میکند (Hetty van Emmerik & et al، 2007).
- کانون توسعهای هدفی دوگانه دارد: ارزیابی و توسعه. انتظار میرود که یادگیری و بهبود در پایان دوره کانون توسعهای اتفاق بیفتد (Joiner، 2002؛ Iles & Forster، 1994؛ Kudisch & et al، 1997). کانون توسعهای به منظور شناسایی نقاط بالقوه و نیازهای آموزشی شرکتکنندگان برگزار میگردد. همچنین جهت کسب دادههای گستردهتر و ارائه بازخورد به عنوان یک فرآیند مداوم در نظر گرفته میشود. در عمل تأیید یا رد وجود ندارد. بروندادهها معمولا یک گزارش بازخورد رسمی و نوشتاری است که برنامه توسعه فردی محسوب میشود (lan Taylor، 2007).
اجرای مرکز ارزیابی:
- مرکز ارزیابی دارای 3 رکن اساسی است و استقرار و راهاندازی هر مرکز ارزیابی به این سه رکن اساسی وابسته است این ارکان عبارتند از (جواهریزاده و سلیمی، 1391):
- تدوین و استخراج مدل شایستگیهای عمومی و اختصاصی
- انتخاب روشها و ابزارهای سنجش و ارزیابی
- انتخاب و آموزش ارزیابان
تدوین و استخراج مدل شایستگی های عمومی و اختصاصی
شایستگی چیست: دوبویس، راثول و کمپ (2004) شایستگی را به عنوان ویژگیهایی شامل دانش، مهارتها، جنبههای گوناگون از خودشناسی، انگیزههای اجتماعی، صفات، الگوهای فکری، نگرشها و روشهای تفکر، احساس و عمل تعریف کردند. همچنین چیتهام و چیورز (هیلمند و هیلمند، ۲۰۱۳) شایستگی را یک عملکرد موثر در شغل تعریف کردهاند که دامنه آن از سطح پایهای یک مهارت تا بالاترین سطح تخصص میباشد.
تبیین شایستگیهای مطلوب برای مشاغل از روشهای گوناگونی امکان پذیر است که ۴ روش آن در ادامه میآید:
- تحلیل استراتژیها: در این روش با تحلیل استراتژیهای مورد نظر جهت تحقق چشماندازها و همچنین گلوگاهها و موانع تحقق این استراتژیها و به دنبال آن عوامل حیاتی موفقیت در اجرای استراتژیها مورد بررسی قرار می گیرد تا تصویر روشنتری از شایستگیهای مطلوب برای مدیرانی که آینده سازمان را از طریق اجرای استراتژیها رقم میزنند به دست آید. اتکای صرف به شایستگیهای گذشتهنگر و حالنگر کافی نبوده و سازمان بایستی با نگاهی به دورنمای مطلوب، شایستگیهای استراتژیک مورد نیاز برای تحقق چشمانداز را شناسایی و نسبت به آمادهسازی مدیران خود بر آن پایه مبادرت ورزد (جواهریزاده و سلیمی، 1391).
- تجزیه و تحلیل شغل و وظایف شغلی و تعیین الزامات شغلی جهت تعیین برخی از قابلیتها: هدف از این فعالیت عبارت است از تجزیه و تحلیل مقیاسهای شغلی مدیریتی در همه سطوح پایه، میانی و عالی با استفاده از پرسشنامه PMPO به منظور استخراج شایستگیهای مدیریتی.
- استخراج شایستگی از طریق مصاحبه با مدیران برجسته (وقایع حساس): مبنای این روش، مدیران برجستهای هستند که در مدیریت موثر یک رویداد مهم در سابقه تاریخی سازمان مربوطه ثبت شده و زبانزد شدهاند. این روش، شایستگیهای مدیران مذکور را از طریق مصاحبه استخراج و مستند مینماید. مدیر برجسته در اینجا به مدیری اطلاق میشود که درگیر ایجاد تحول، رفع بحران و یا چالش مهمی در شرکت بوده و در مدیریت و رفع بحران یا چالش نقش به سزایی داشته است.
- بررسی و شناخت شایستگیها در سازمانهای مشابه داخلی و خارجی: در این روش، شایستگیهای تعریف شده در شرکتهای برتر دنیا مد نظر قرار میگیرد و شاخصهای رفتاری هر شایستگی بررسی و احصاء میگردد.
انتخاب روش ها و ابزارهای سنجش و ارزیابی
- روشهایی که برای سنجش و اندازهگیری شایستگیها در مرکز ارزیابی مورد استفاده قرار میگیرند بر دو دسته کلی «تمرینیها» و «غیرتمرینیها» تقسیم میشوند. «تمرینیها» حول محور «شبیهسازیها» میچرخد یعنی، قرار دادن فرد در موقعیتی شبیه به موقعیت شغلی که در آن قرار خواهد گرفت و «غیرتمرینیها» به ارزیابی شایستگیهای فرد با استفاده از آزمونها و یا به مدارک موجود میپردازد (جعفری مقدم و همکاران، 1386).
1) روش تمرینی به سه دسته تقسیم میشود (Zedeck، 1986):
ü فعالیتهای نوشتاری: موردکاوی و تمرینهای کازیه.
ü فعالیتهای رودررو یا فردبهفرد: مصاحبههای ساختاریافته و ایفای نقش.
ü فعالیتهای گروهی: در این فعالیتها ارزیابیشونده با افرادی که با او همسطح هستند در موقعیت حل مسئله قرار میگیرد. در این فعالیتها هر فرد نقش خاصی داشته و به محرکها واکنش نشان میدهد این فعالیتها عبارتند از: بازیهای مدیریتی و بحث گروهی.
2) روش غیرتمرینی: ابزاری هستند که معمولا فرد در آنها خیلی فعال نیست (Wiggins، 1973).
ü آزمونهای روانشناسی: تست اندازهگیری هوش یا تست توانمندیهای ذهنی و تستهای شخصیتی.
ü استفاده از بازخورد ۳۶۰ درجه: در این رویکرد علاوه بر اینکه قابلیتهای بارز شخص توسط اطرافیانش مانند: فرادست، فرودست، همکاران و مشتریان مورد ارزیابی قرار میگیرد، خودش نیز به ارزیابی از خود میپردازد.
1) کار گروهی:
در کار گروهی، اطلاعاتی درباره یک موقعیت به افراد گروه داده می شود و ایشان پس از مطالعه این اطلاعات و ترسیم موقعیت بحث در ذهن خود، درباره موضوع تبادل نظر کرده و به اتخاذ تصمیم می پردازند. اطلاعات ارائه شده به افراد از نظر نوع و حجم با توجه به نوع کار گروهی مورد نظر و شایستگی هایی که انتظار سنجش آنها می رود، متفاوت است.
2) مذاکره گروهی:
در تمرین کار گروهی، افراد حاضر در جلسه موقعیتی یکسان دارند و در پی کسب منافع مشترکی می باشند. در مذاکره گروهی افراد به دو گروه مساوی تقسیم می شوند. تعداد اعضای هر گروه دو یا سه نفر می باشد. موضوع مورد مذاکره به همراه اطلاعات لازم و هدف مورد تعقیب در اختیار گروه های مذاکره کننده قرار گرفته و از آنها خواسته می شود که ضمن انجام مذاکره سعی در دست یابی به اهداف مورد نظر خود نمایند.
2) ایفای نقش:
ایفای نقش شکل خاصی از مذاکره گروهی است. تفاوت ایفای نقش با مذاکره گروهی در این است که در آن فقط دو نفر به ایفای نقش می پردازند و تمرینی چهره به چهره است و ارتباط بین دو ارزیابی شونده اهمیتی بیشتر می یابد. نقش واسط و میانجی، تیم سازی و تفویض مسئولیت در ایفای نقش جایی ندارد. به واقع می توان ایفای نقش را مذاکره فردی نیز نامید.
4) جستجوی اطلاعات و تصمیم گیری:
اجرای این تمرین حد واسط میان ایفای نقش و مصاحبه است. در این تمرین از فرد خواسته می شود در مورد وضعیتی تصمیم بگیرد. طرف مقابل ارزیابی شونده که ارزیاب یا دانای کل است، به پرسش های وی درباره موضوع مورد نظر پاسخ می دهد. به این ترتیب وی می تواند اطلاعاتی را که برای تصمیم گیری لازم می داند جمع آوری نماید. استفاده همزمان از چند تکنیک، این ابزار را در ارزیابی شایستگی ها به ابزاری قدرتمند بدل ساخته است.
5) مصاحبه:
مصاحبه به دو شکل مصاحبه فردی و مصاحبه گروهی صورت می گیرد. در مصاحبه فردی، یک نفر با ارزیابی شونده مصاحبه می کند و در مصاحبه گروهی چند نفر با زمینه ها و تخصص های مختلف از جنبه های متعددی با فرد ارزیابی شونده گفتگو می کنند. بدیهی است که نتایج به دست آمده از مصاحبه گروهی دقیق تر است، اما زمان و هزینه آن نیز بسیار بالاست.
6) تمرین های نوشتاری:
در تمرین های نوشتاری از مطالعه موردی، سوال تشریحی، نامه های اداری و برخی تمرین های دیگر استفاده می شود. این تمرین ها نیز با توجه به شرایط واقعی کار شبیه سازی شده اند و تلاش بر این است که رفتارها و عملکرد ارزیابی شوندگان را در شرایط واقعی شناسایی نماید. این تمرین ها به صورت فردی انجام می شود.
7) آزمون شخصیت:
یکی از ابزارهایی که در اکثر کانون های ارزیابی استفاده می شود، آزمون شخصیت است. آزمون شخصیت پنج عاملی بیش از سایر آزمون ها در کانون های ارزیابی مطرح است. این آزمون پنج عامل مهم شخصیتی (نیاز به ثبات، برون گرایی، گشودگی به تجربه، وفاق یا مقبولیت و وجدانی بودن) را اندازه گیری می کند.
انتخاب و آموزش ارزیابان
- در تیم ارزیابی دو گروه حضور دارند که یک گروه به ارزیابی میپردازد و گروه دوم تحت ارزیابی قرار میگیرد. ارزیابیکنندگان این گروه از ۲ دسته افراد تشکیل شدهاند (Cascio، 1991):
- مدیران ارشد سازمان: بخشی از کار ارزیابی به عهده این گروه میباشد.
- متخصصین روانشناسی، روانسنجی، منابع انسانی، مدیریت و آمارگران: کار این گروه ضمن ارزیابی ارزیابیشوندگان، طراحی تمرینها و مراحل ارزیابی، اجرای آزمونهای شخصیتی و تمرینهای مورد نظر، تجزیه و تحلیل آزمونهای تشخیصی، جمعبندی و تحلیل یافتهها و نتیجهگیری نهایی از ارزیابی، ترسیم نیمرخ فردی و شغلی و تعیین میزان توانمندیهای ارزیابیشوندگان در ارتباط با چگونگی انجام وظایف شغلی، نظارت بر نحوه ارزیابی و سرانجام ارائه راهکار و پیشنهادهای مناسب میباشد.
اجرای مرکز توسعه:
- معمولا دو نوع کانون را باید از هم تفکیک کنیم، کانون ارزیابی و کانون توسعهای. تفاوت ها عبارتند از:
- کانون ارزیابی عمدتا با هدف اتصال به استخدام و انتصاب است. کانون توسعهای عمدتا با هدف بهبود عملکرد فرد و استعدادیابی مدیریتی است.
- در کانون ارزیابی عمدتا به دنبال امتیازدهی هستیم ولی در کانون توسعهای عمدتا به دنبال شناسایی نقاط قوت و ضعف افراد هستیم و امتیازهی، اولویت کمتری دارد.
- در کانونهای ارزیابی، مالک اصلی گزارش بازخور، سازمان است. در کانونهای توسعهای، مالک اصلی گزارش بازخور، خود فرد شرکتکننده است.
- سازمانهای دنیا معمولا کار را با کانون ارزیابی جهت استخدام شروع میکنند که مطمئن شوند نیروهای خوبی جذب کردهاند. سپس با کانونهای توسعهای ادامه میدهند که مطمئن شوند برای نیروهای خوب، برنامه توسعه فردی دارند. به همین دلیل، از نتایج کانون توسعه در اخراج یا استخدام استفاده نمیشود.
- کانونهای توسعهای نیز معمولا دو نوع هدف دارند:
- استعدادیابی جهت جانشینپروری
- تشخیص قوتها و ضعفها جهت بهبود عملکرد
- گاهی کانونهای توسعهای، همزمان هر دو هدف بالا را دنبال میکنند. به هر حال از دهه 1970، کانونهای توسعهای به شدت رشد کردهاند. یکی از مزایای کانونهای توسعهای این است که به کارکنان نشان میدهد سازمان تا چه حد حاضر است برای رشد و توسعه ایشان، سرمایهگذاری کند (سلطانی، 1385).
بازخورد؛ مرحله مهم پس از اجرای کانون ارزیابی و توسعه
- گزارش بازخور، بسته به هدف کانون -استخدام یا توسعه- متفاوت است. اگر هدفش استخدام باشد، پاسخ آری/خیر از خود گزارش بازخور مهمتر است. اما اگر توسعهای باشد، گزارش بازخور مفصلتر است. معمولا گزارش بازخور، حاوی موارد زیر است (سلطانی، 1385):
ü خلاصه عملکرد شرکتکننده
ü توصیههای کانون
ü وضعیت هر فرد در هر شایستگی با شواهد کافی
ü امتیاز هر فرد
ü توصیههای آموزشی و توسعهای و ...
ü گزارشهای بازخور کانون را سه نفر میتوانند تهیه کنند: مدیر کانون، ارزیاب، خود شرکتکننده. اگر مدیر کانون وقت کافی داشته باشد، بهترین گزینه برای نوشتن گزارش نهایی است چون مدیر جلسه اجماع بوده و خودش یک ارزیاب حرفهای است.
ü اگر هدف کانون، استخدام بوده باشد، حتی میتوان از گزارشهای بازخور شفاهی چهره به چهره نیز استفاده کرد. در این حالت برگزاری جلسات حداقل یک ساعته با هر شرکتکننده ضروری است. اگر شرکتکننده بداند گزارش بازخور توسط تمام ارزیابان توافق شده است، مقاومت بسیار کمتر و پذیرش بسیار بیشتری از خود بروز میدهد. یکی از معیارهای سنجش اثربخشی گزارش بازخورد، سنجش میزان رضایت شرکتکننده در خصوص گزارش بازخور است.
سه نوع گزارش بازخورد داریم: بازخورد فردی، بازخورد سازمانی و بازخورد مدیریتی.
ü در بازخورد فردی باید با جزئیات کامل برای شرکتکننده دلیل امتیازاتی که به فرد داده شده، شرح داده شود. بازخورد باید کاملا برای فرد ملموس باشد و از کلیشهگرایی در ارائه بازخورد باید خودداری کرد. بازخورد فردی برخلاف بازخورد مدیریتی کامل و مفصل است. باید توجه داشت که ابتدا نقاط قوت فرد در بازخورد بیان شود و سپس نقاط ضعف فرد مطرح گردد. البته در بیان جملات باید دقت کافی داشت. مثلا به جای نقطه ضعف از عبارت نقاط قابل بهبود استفاده میشود. همچنین گزارش باید از لحاظ ظاهری، صفحهآرایی و ... زیبا باشد. همچنین باید برنامههای توسعه مناسب به فرد پیشنهاد شود.
ü بازخورد مدیریتی خلاصه و شفاف است. حفظ امانت و اخلاق مداری در گزارش به مدیریت الزامی است. بازخورد به مدیریت باید به گونهای طراحی شود که مدیر با توانمندیهای کارمندان خود آشنا شود و در برنامهریزیها و تصمیمگیریهایش آنها را به کار بندد.
ü بازخورد سازمانی به واحدهایی مثل آموزش داده میشود تا نیازسنجی آموزشی انجام دهند و برای آموزش و توسعه افراد برنامهریزی مناسب انجام دهند.
در پایان باید گفت برای داشتن کانون اثربخش در یک سازمان باید علاوه بر توجه به ارکان اصلی خود کانون، به شرایط و بستر سازمانی که قرار است کانون در آن مستقر شود نیز توجه کرد. این موارد به حدی حائز اهمیت میباشند که برخی متخصصین اهمیت آن ها را برای موفقیت یک کانون بیش از هفتاد درصد میدانند. انجام هر پروژهای در سازمان به حمایت و تعهد مدیریت ارشد آن سازمان نیاز دارد. در کانون هم اگر همه اجزاء به خوبی طراحی و اجرا شوند، ولی مدیریت ارشد از خروجیهای کانون حمایت نکرده و استفاده نکند، کل پروژه بیثمر بوده و پیامدهای منفی دارد.